更新日:2018年9月16日 | コラム
賃貸マンション管理会社変更時のトラブルを回避!注意点と手続きのポイントは?


賃貸マンションのオーナー業を営んでいる方の中にはご自身でマンションを管理されている方もいらっしゃいますが、多くのオーナーは管理会社に物件の管理をお願いしているのではないでしょうか。

最近では管理会社の選択肢も広がり、途中で管理会社を変更するケースもよく見られるようになりました。同時に、変更に伴うトラブルも多くなっています。この記事では、管理会社を変更する際の流れや注意点について解説します。

賃貸マンション管理会社を変更したいと思う瞬間

契約当時は満足できるサービスを提供していた管理会社であっても、時が経つにつれて不満が出てきたり、よりよい条件の管理会社から営業を受けたりすることもあるでしょう。以前は管理会社を変更する事例は多くなかったことから、変更の検討すらせずに最初の管理会社にずっと委託している方も多いようです。

しかしながら現在はその流れも変わってきており、管理会社の変更を行う物件オーナーも増えています。では、物件オーナーはどのようなタイミングで管理会社の変更をしたいと考えているのでしょうか?

担当者への不満

■担当者がすぐに変更になり、対応に一貫性がなくなる

担当者が頻繁に変更され、満足の行く対応をしてもらえなかったりした場合、管理会社の変更を考えるオーナーは多いようです。

少しくらいサービスを犠牲にしても、なるべくマンションの管理費を安くしてほしい、トラブルが発生するのは嫌なので入居率を犠牲にしても入居者を吟味してほしいというように、オーナーごとにさまざまな希望があります。
こういった要望に対しては「ダメ元でお願いしている部分もある」と理解しているオーナーも少なくないようですが、担当者が頻繁に変更になると話は変わってきます。担当が頻繁に変わってしまうことで、それぞれのオーナーの個性や希望を汲むことが難しくなってしまい、対応品質の低下につながってしまうためです。

■空室対策や入居者募集がいいかげん

空室管理や入居者募集に際して適切な助言がなかったり、対応がいい加減な場合も同様です。

最近では賃貸マンションも競争が激化していますから、家賃や初期費用を工夫したり、ペット可にしたりするなど、入居者集めにさまざまな工夫が必要です。
また、入居者を募集する際も「少し家賃を下げてほしい」「初期費用を抑えられないか?」といったお客様からの声をきちんと受け止めてオーナーに報告・相談をすることも重要です。

■勝手に内装工事をする

業者によっては内装工事を無断で発注し、請求書だけが送られてくるケースがあるようですが、このような対応には問題があります。
委託契約上、内装工事についてオーナーの承諾が不要とされていない限り、管理会社が勝手に修繕をすることはできません。

もちろん、急な水漏れや火災など、管理業者の判断で応急処置を依頼すべきケースはありますが、あくまで例外的な対応です。
そのような場合でも、現在は携帯電話で連絡が取れますので、緊急事態の報告とともに、自社で応急処置を依頼しても良いか確認するのが管理会社の通常の対応のはずです。

まして急を要しない内装工事については、見積書をオーナーに提示しながら、その工事が必要な理由を説明して判断を仰ぐべきです。

お金に対する不満

■管理料が高すぎる

管理業者によっては管理委託費が高すぎるケースがあります。数十年前と比較すると、現在は管理会社の競争が激しく、管理料の相場は大幅に値下がりしています。
しかし、長年経営している管理会社の中には数十年前から管理委託費を変更しておらず、相場と比較して高すぎる会社もあります。

■家賃を勝手に変えられていた

管理会社が勝手に募集条件を変更するケースがあります。もちろん、オーナーと管理会社に強い信頼関係があり、委託契約上も募集条件の変更についても任されているのであれば問題ありません。

しかし、オーナーが承知していないにもかかわらず、無断で管理会社が募集条件を変更している場合には大きな問題があります。

管理会社に不満を持っているなら契約を解除を検討すべき

数十年前と現在では賃貸市場の状況も、オーナーと管理会社の関係も全く異なります。特に、高齢のオーナーと同年代の管理会社が契約しており、相続によって若いオーナーに代替わりしたような場合には、管理会社に強い不満を持つケースが多いようです。

管理会社に不満を持っている場合には契約を解除し、他の管理会社と契約すべきです。しかし、中には契約解除について苦情を言ったり、妨害したりする管理会社もあるため注意が必要です。

スムーズに管理会社を変更する手順を事前にしっかり把握するとともに、新たな管理会社を慎重に選びましょう。

賃貸マンション管理会社の変更手続きの流れ

マンション管理会社の変更を検討する場合であっても、現在の管理会社との契約を感情的に解消することはおすすめできません。必ず新たな管理会社を決めてから現在の管理会社との契約を終了しましょう。
新しい管理会社は、以下のような観点から選ぶと良いでしょう。

STEP1.複数社に見積もりをして新しい管理会社を決める

■選ぶポイント 業務内容

最初に確認するのは価格ではなく、業務内容です。どんなに価格が安くても、絶対に必要な業務が契約の範囲外だと困ってしまいます。例えば、家賃の入金管理・滞納時の督促業務・空室募集・更新手続き処理など、「プロパティマネジメント業務」の詳細はもちろん、清掃・消防計画・水質検査などのビルメンテナンス業務(建物・設備の管理)がどの程度充実しているのかも確認しましょう。

■選ぶポイント 価格

いくら必要な業務がすべて契約に含まれているとしても、価格が高すぎるのであれば問題です。必ず相見積もりを取るようにしましょう。

■選ぶポイント 実際に業務を行う担当者

管理会社の変更を検討して詳しい説明を聞きたいとお願いすると、通常は管理会社の営業担当が訪問してきます。しかし、営業担当と実際に管理業務を行う担当者は通常異なります。営業担当とは契約締結まで、それ以降は管理業務を実際に行う担当者とのお付き合いになります。
担当者と気が合わなかったり、意見が食い違ったりしては困りますから、最初に説明を聞く際に管理業務を実際に行う担当者の同席をお願いしましょう。

STEP2.現在の管理会社との契約を解除・新しい管理会社との契約締結

通常、管理会社は国交省が作成している契約書の雛形をそのまま利用しています。その場合には3か月前までに解約を通知すれば、たとえ契約期間の途中であったとしても違約金などが生じることなく解約することができます。

もし契約書の雛形を利用していなかった場合や、解約に伴って管理を放棄したり嫌がらせを受けたりした場合には弁護士に相談しましょう。
その前段階として、新しく契約しようとしている管理会社に相談してみるのも良いでしょう。

管理会社の変更にあたり、家賃の収納や更新手続き処理などの賃貸管理業務に漏れが生じると入居者に迷惑がかかる場合もありますし、転居されてしまうリスクもあります。

多少費用が重なる時期があったとしても、事前に新しい管理会社と契約をして、現在の管理会社と新しい管理会社との間で業務の引き継ぎなどをしっかりと済ませてもらいましょう。

STEP3.入居者に通知する

管理会社が変更されたことに伴い、緊急時の連絡先が変更になることなどを入居者に通知しましょう。通常は管理会社が行ってくれますから、オーナーが対応をする必要はありません。しかし、入居者の中には不審に思う入居者もいます。面識がある場合などには一言伝えておくと良いでしょう。

【スムーズな変更のためのアドバイス】現在の管理会社への不満をまとめておくとスムーズ

新たな管理会社を選ぶ際には、事前に現在の管理会社の不満点を整理しておきましょう。自分の考えを整理するのはもちろん、他の管理会社の営業担当と話し合いをする場合にも役立ちます。

管理会社の営業担当も、現在の管理会社がどのような業務を行っており、オーナーがどのような不満を持っているのかわからなければ提案のしようがありません。現在の管理会社との契約内容と、現在抱いている不満をリストアップして、それを営業担当に示すことできっと不満を解消してくれる管理会社に巡り会えることでしょう。

変更トラブルを回避するための引き継ぎの注意点

既にお知らせしたように、管理会社を変更する際は事前に新しい管理会社と契約をして、現在の管理会社と契約の時期を重ねるようにしましょう。また、その期間中に業者間で管理業務の引き継ぎをするように依頼しましょう。

引き継ぎ期間中の業務は新しい管理会社が主体となって対応してもらうことになるかと思います。ただし、お互いの管理会社が「相手がやっていると思っていた」などと言い出すことを防ぐため、オーナー自身も注意深く確認する必要があります。

また、引き継ぎ期間中の入居者募集・管理業務への対応も、どちらの管理会社が責任を持って行うのかオーナーがはっきり指定しましょう。

まとめ

管理会社の変更はかなり面倒であり、気力や体力を消耗してしまいます。
しかし、不満のある管理会社にずっとお願いをしていても改善されることは少ないでしょうから、変更する際は思い切って決断することが大切です。

 

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